Interview met Event Planner en Social media experte Geraldine Huybrechts

Corporate Event Manager | Social Media Coach for Fempreneurs | Inspirational Keynote Speaker | Networker

Wanneer is je feestje geslaagd? Als alles volgens plan verlopen is? Of wanneer de politie is langs geweest? Geraldine Huybrechts weet er alles van en legt ons de do’s en de dont’s uit.

Een feest is per definitie een gelegenheid waarop mensen samenkomen om iets te vieren, meestal op uitnodiging van een gasvrouw of -heer. Er zijn hapjes, er wordt gedanst en er wordt alcohol gedronken. Vaak is er ook muziek en enige vorm van entertainment voorzien. Dit kan een spel zijn, een muzikant of soms ook een originele act. En indien het over een netwerkevent gaat, kan een powerpoint presentatie ook niet ontbreken.

In principe kan je alle voorbereidingen en eventuele inhoud van goodiebags op internet gaan googelen. Maar zo eenvoudig is het meestal niet. En dikwijls worden de meest voor de hand liggende items nogal eens vergeten. Het aanstellen van een professionele planner is dan ook geen overbodige luxe.

Fashion Events had een interview met Geraldine Huybrechts, professioneel Event Manager.

Hoe kies je als event manager de juiste locatie?

De basis is de Why. Waarom wil je een evenement organiseren? Wat is jouw doel? Wat wil je ermee bereiken?

Eens dat de Why en de doelstellingen helder en duidelijk zijn, gaan we aan de slag met de verdere vragen uit de Golden Circle. De Who (wie is jouw doelpubliek), de What (welke format zal het event krijgen), de When (wanneer zal het event plaatsvinden) en de Where (locatie).

Eens dat ik over een helder beeld beschik, zal ik op zoek gaan naar een locatie die past bij de capaciteit, de look & feel van het evenement, de lay-out, de uitstraling van het merk/bedrijf zelf, …

Ik hou rekening met de flexibiliteit van de locatie (om zaken aan te passen, om met externe leveranciers te werken bijvoorbeeld), met de bereikbaarheid (Centraal gelegen? Voldoende parkeerplaatsen? Bereikbaarheid via openbaar vervoer, …) En tenslotte hou ik ook rekening met de originaliteit of exclusiviteit van een locatie (ik hou mijn ogen en oren open voor nieuwe (hippe, trendy) locaties).

Hoe ga je om met de organisatiestress organisatie en met soms heel veeleisende klanten?

Ik heb geleerd om te relativeren en te denken met een oplossingsgerichte mindset. Er zijn áltijd oplossingen.

Voor mij is het belangrijk om niet alleen met de klant over een goede band of vlotte communicatie te beschikken. Ook met de leveranciers. Want uiteindelijk draait het bij evenementen om teamwork. De klant op de eerste plaats zetten maar onbeleefd zijn tegen de leverancier… it doesn’t work like that. Mijn waarden zijn om op een respectvolle, integere manier met iedereen om te gaan, van de klant tot de toiletdame en om helder en transparant te communiceren.

Ik begrijp verschillende standpunten en tracht me neutraal op te stellen. Het belangrijkste is om onder tijdsdruk op een positieve manier samen te werken. Uiteindelijk dragen we allemaal bij tot datzelfde doel: er een succesvol en geslaagd event van maken. Want er is geen tweede kans.

Is er een event waar je op het laatst nog veranderingen moest doorvoeren, of was er een onvoorziene situatie?

Ik tracht heel pro-actief te denken en alles in te plannen. Ik betrek ook de leveranciers er heel nauw bij omdat zij vanuit hun expertise en ervaring ook wel zaken kunnen aanbrengen waar we bijvoorbeeld niet aan hebben gedacht.

Last-minute wijzigingen kunnen gebeuren, bijvoorbeeld een sokkel die verplaatst dient te worden en waarbij een gat in het tapijt dient weggewerkt te worden. Heel rustig blijven is de boodschap ook al denk je bij jezelf “damn, moet dit nu nog?”.

Geduld is een mooie deugd. Je niet laten opjagen en positief blijven.

Hoe kan je weten/meten of een event een succes was?

Door op voorhand je doelen SMART te bepalen. De KPI’s te gaan definiëren alsook de ROI. Bijvoorbeeld in de vorm van het aantal leads of aantal sponsors, aantal verkopen, …

Bij de ROI (Return on Investment) meet je het financieel succes van een bepaalde investering. Deze meting helpt je te bepalen hoe winstgevend je evenement was. Een positieve ROI wil meestal zeggen dat de ticketverkoop de totaliteit van de kosten covert.

“Welke impact heeft je event gecreëerd? Wat is het gewenste gedrag dat nodig is om de impact te verkrijgen? “Wat moet je de deelnemers meegeven om een gedragsverandering te realiseren? Welke mensen nodig je uit om je ROI te verhogen?” Ik merk dat er bij bedrijven nog te weinig wordt gemeten.

Hoe blijf je binnen het vooropgestelde budget?

Verschillende leveranciers aanspreken, offertes vergelijken, communiceren met de klant, negotiëren, alternatieven zoeken, budget continu en nauwgezet opvolgen.

Heb je soms meerdere events tegelijkertijd te plannen?

Ik denk dat het om ervaring gaat, om een inschatting te kunnen maken naar tijdsbesteding toe. Tijdens piekperiodes werk ik ook tijdens het week-end. Op wekelijkse en maandelijkse basis bekijk ik mijn agenda om de planning onder controle te houden en om de prioriteiten en bijhorende taken en to do’s nauw op te volgen. Hier komt time management goed van pas.

Welke tools/software gebruik je om je werkzaamheden (organisatie) te beheren?

Microsoft Office Ik werk regelmatig in onderaanneming van events agencies. Ofwel gebruik ik een laptop van hen met toegang tot hun servers en tools, ofwel delen we een folder op DropBox of Google Drive. Meestal krijg ik nog een aparte mailbox. Ik schrijf graag mijn takenlijst op om ze nadien te schrappen als ik ze gedaan heb. “Zoek een manier dat het beste voor je werkt”, dat is mijn advies.

Wij, van Fashion Events, willen vooral ook de Belgische ontwerper promoten. Wie draagt je voorkeur en heb je er kledingstukken van?

Ik ben fan van Essentiel en heb enkele favoriete stukken die ik enorm graag draag. Idem dito van Nathalie Vleesschouwer. Ik ben ook zot van Morobé schoenen. En last but not least, ik hoop op een dag te trouwen in een trouwkleed van Nicky Vankets.

Fotograaf: Carlo Verfaille
Make-Up: Michèle Feyaerts – Glam team
Haistyling: Yves Kwaffuur & Bôté
Fashion: Frizzante Leuven
Locatie: NH Bloom Brussels